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Apr
04

Das Büro „im siebten Himmel“: Cloud Computing in der Dienstleistung

Netzwerkprofis schwören auf virtuelle Büro-Services

Frankfurt/Hamburg – Die Zukunft vieler kleiner und mittelständischer Unternehmen liegt in der „Cloud“, denn durch die dezentral angebotenen Programme und die Speicherung der Daten ergeben sich jede Menge Vorteile. Kein Wunder, dass die „Cloud“ auf der CeBIT eines der ganz großen Trendthemen war. Doch die „Wolke“ ist nicht nur ein Software-Thema, auch im Dienstleistungssektor entstehen innovative Lösungen – besonders dann, wenn sich intelligente technische Systeme mit menschlicher Kompetenz verbinden und neben den ausgefeilten technischen Systemen der persönliche Kontakt erhalten bleibt. Anbieter wie global office, laut SAP eines der am schnellsten wachsenden Unternehmen Deutschlands, bieten innovative Büroservices, die das Versprechen vom ortsungebundenen und permanent verfügbaren Büro einlösen helfen. Die Kunden steuern ihren Büroservice über ein Webportal, so dass beispielsweise die „Vorzimmerdamen“ immer wissen, ob der Angerufene gerade nicht erreichbar oder für zwei Wochen in Urlaub ist. Außerdem können über das Portal Geschäftsreisen und Inkassoaufträge gebucht werden, Büromaterial bestellt und der firmeneigene Fuhrpark gemanaged werden. Dank der browserbasierten Architektur ist global office für seine Kunden weltweit verfügbar – Internetzugang genügt.

Einer, der vor allem den Erreichbarkeitsservice schätzen gelernt hat, ist Norbert Kloiber. Der „Effizienz-Experte Nr. 1 im deutschsprachigen Raum“ ist telefonisch jederzeit erreichbar und geht doch nie ans Telefon: „Ich nehme selbst kein einziges Telefonat an und freue mich, dass ich nicht da sein muss“, so der Österreicher, „ich habe mein Vorzimmer outgesourct und bekomme per Mail die Informationen, wer aus welchem Grund angerufen. So kann ich entscheiden, was wichtig ist und das vorrangig bearbeiten.“ Kloiber sieht eine solche Dienstleistung als ideale Ergänzung zu seinen Software-Tools, die das tägliche Leben erleichtern, beispielsweise für einen leeren Posteingang sorgen oder den systematischen Netzwerkaufbau auf XING, Twitter oder Facebook ermöglichen: „Es geht mir ja immer um Lösungen für die Optimierung von Arbeitsprozessen da mag ich gar nicht mehr ohne mein global office sein!“

Nicht so kompromisslos, aber nicht weniger erfolgsorientiert nutzt Kay Lied, Kooperationsmanager im Bundesverband Mittelständische Wirtschaft (BVMW), sein Vorzimmer 2.0: „Ich habe viele Kundentermine, während derer ich telefonisch nicht erreichbar bin. In dieser Zeit schalte ich auf mein „virtuelles Vorzimmer“ um. Meine Anrufer landen dann nicht mehr auf einem Anrufbeantworter, sondern werden persönlich begrüßt und können um Rückruf bitten oder Nachrichten hinterlassen. Ich bekomme dann binnen einer Minute eine Mail mit den Gesprächsinhalten und kann gegebenenfalls schnell zurückrufen.“ Über das Portal hinterlässt Lied den „Vorzimmer-Damen“ wichtige Informationen, bald schaltet er die nächste Stufe: „Wir werden demnächst für bestimmte Veranstaltungen oder Reihen eigene Telefonnummern vergeben können, dann ist immer schon klar, um was es dem Anrufer geht“, freut sich Kay Lied.

Global office lebt gewissermaßen doppelt in der Wolke, denn neben den Services für seine Kunden ist das Unternehmen selbst auf maximale Flexibilität und Skalierbarkeit ausgelegt. Firmensitz in Montabaur, Telefonzentrale bei Frankfurt, ein Tochterunternehmen bei Hamburg, regionale Geschäftsführer und Dienstleistungspartner verteilt in der gesamten Republik – in die virtuelle Organisation von global office sind mittlerweile über 50 feste und freie Mitarbeiter eingebunden, Tendenz stark steigend.

Und so nutzen Kunden wie Organisation von global office alle Vorteile des „Cloud Computing“: On-Demand-Infrastrukturen und –Software, die dynamisch an die Erfordernisse von Geschäftsprozessen angepasst werden. So spart der Kunde eigene Investitionen und Ressourcenbindung in Sachen Personal, Kapital und Know-how ein. Statt alle Leistungen ständig selbst bereitzuhalten, ruft er bei global office nur jene Büroservices ab, die er aktuell braucht. Ganz so, wie in der „Wolke“ Serverkapazitäten oder Anwendungen und Programme variabel genutzt werden: Allen voran ist das bei global office der telefonische Erreichbarkeitsservice, aber eben auch Buchungen von Geschäftsreisen, Übersetzungsservice, Bewerbermanagement, Coaching und Training, Inkassoservice, Büromaterialservice sowie Fuhrpark-Verwaltung.

Das erkannten auch der Deutsche Industrie- und Handelskammertag (DIHK) und das Wirtschaftsmagazin „impulse“, die global office im vergangenen Jahr als einen der Gewinner des gemeinsamen Wettbewerbs „Potenzial Innovation“ auszeichneten. Die Jury begründete ihre Entscheidung damit, dass global office als Vorzimmer 2.0 Unternehmern ein Rundum-sorglos-Paket für Büro- und Organisationsarbeiten aller Art biete – und dabei auch noch Kostenvorteile schaffe.

Die weit über die üblichen Bürozeiten hinausgehende telefonische Erreichbarkeit an sieben Tagen in der Woche gibt es schon zum Einstiegspreis ab 98 Euro netto zuzüglich der gesetzlichen Mehrwertsteuer. Ändert sich das Anforderungsprofil des Kunden, wird er automatisch in den für ihn günstigsten Tarif eingestuft. Abgerechnet wird sekundengenau mit Einzelleistungsnachweis, so bleiben alle mit dem modernen BackOffice 2.0 erbrachten Arbeiten stets transparent – für die akkurate Abrechnung sorgt übrigens SAP mit der Software BusinessbyDesign – selbstredend in der Cloud.

Mehr zu den Leistungen und Tarifen auch unter.

global office® ist eine virtuelle Büro-Lösung der Premium-Klasse. Ende 2008 an den Start gegangen, erfüllt sich mit ihr die Vision, das eigene Unternehmen komplett von einem festen Standort zu lösen – ohne auf volle Erreichbarkeit zu verzichten. Freundliche Mitarbeiter nehmen stellvertretend im Namen des Auftraggebers Telefonate an, verwalten Terminkalender, beantworten Anfragen und geben Rückrufwünsche oder Informationen per Mail oder SMS weiter. Über ein persönliches Web-Interface kommunizieren die Auftraggeber mit ihrem virtuellen Büro, hinterlegen dort Dateien oder Informationen. So können sie jederzeit von jedem Ort selbst darauf zugreifen oder ihren virtuellen Assistenten daran arbeiten lassen. Über das individuelle, passwortgeschützte global office-Portal innerhalb von http://www.global-office.de/ können zudem bei Bedarf zusätzliche Dienstleistungen beauftragt werden, beispielsweise Übersetzungen, Inkasso oder Flüge.

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