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Apr
18

Prozessbasiertes Anlaufmanagement: Return on Investment in nur sechs Monaten

Workflows ersetzen E-Mail-Kommunikation und machen dedizierte Projektleiter überflüssig

Die Effizienz ohne zusätzliches Personal deutlich gesteigert und gleichzeitigden E-Mall-Verkehr drastisch reduziert: Das waren nur zwei der positivenEffekte nach Einführung des prozessbasierten WBS Anlaufmanagementsystems bei der WEISS automotive GmbH in Appenweier. Allein durch die flüssige Abbildung und Automatisierung der Prozesse konnte das Unternehmen zudem erhebliche Zeiteinsparungen erreichen. „Wenn 100 Mitarbeiter das System täglich nutzen und wir nur 30 Minuten Arbeitszeit pro Mitarbeiter und Tag einsparen, dann erreicht das mögliche Einsparungsvolumen bei einem kalkulatorischen Stundensatz von 48 Euro bereits mehr als 500.000 Euro jährlich“, rechnet Stefan Merkel, Geschäftsführer der WEISS business solutions GmbH, vor. Die WEISS automotive GmbH erzielte so einen extrem kurzen Return on Investment (RoI) von nur sechs Monaten. Das Unternehmen konnte zudem auf die Neueinstellung von fünf Projektleitern verzichten, da die Projekte nun rollenbasiert durch Mitarbeiter aus den einzelnen Bereichen selbst gemanagt werden können. Über das WBS Anlaufmanagement wurde auch die Termintreue deutlich verbessert: Lag der Anteil der Projekte mit Terminüberschreitungen im Jahr 2008 noch bei 53 Prozent, konnte diese Quote 2010 auf 23 Prozent verringert werden. Auch die Länge der Terminüberschreitungen verkürzte sich: Waren überfällige Aufgaben im Jahr 2008 noch durchschnittlich 44 Tage zu spät fertig, sank dieser Wert 2010 auf 11 Tage.

„Das WBS Anlaufmanagement hat bei uns im Hause klassische Werkzeuge wie E-Mail oder MS Office in vielen Bereichen vollständig ersetzt. Allein dadurch konnten wir die Produktivität deutlich verbessern. Denn alle Aufgaben und Informationen, die im Rahmen eines Anlaufprojekts anfallen, können in einem übergreifenden System transparent erfasst und verwaltet werden“, so Christian Weiß, Geschäftsführender Gesellschafter der Weiss automotive GmbH. Über ein zentrales Cockpit lassen sich heute Projekte in nur wenigen Minuten anlegen. Im WBS Anlaufmanagement, das auf der Business Project Management-Plattform Xpert.Ivy von Soreco basiert, wurde dazu ein Prozessmodell des gesamten Unternehmens hinterlegt – mit allen dazugehörigen Aufgabenbeschreibungen und Rollenzuordnungen. Der einzelne Mitarbeiter hat so sofort nach Anlage eines Anlaufprojektes seine individuellen Aufgaben auf dem Bildschirm, inklusive aller Meilensteine und Termine. Auch die Dokumentation der einzelnen Schritte steht per Mausklick direkt zur Verfügung. Über ein Ampelsystem werden Probleme im Projektablauf sofort sichtbar, so dass zeitnah eingegriffen werden kann. Inzwischen wurden zahlreiche unterstützende Prozesse in das System integriert, vom Management der Besprechungsprotokolle über die Angebotsverfolgung bis hin zur Urlaubsplanung.

Standardprozessmodell
Das im WBS Anlaufmanagement hinterlegte Prozessmodell deckt bis zu 80 Prozent der Standardabläufe eines Anlaufprojektes ab. Industrieunternehmen, insbesondere aus dem Automotive-Umfeld, sind so in der Lage, ihre Prozesse rund um die Projektdefinition und -planung, die Durchführung und Überwachung bis hin zum Projektabschluss schnell durchgängig abzubilden. Durch die vollständige Prozessdokumentation erfüllt das System zudem die Qualitätsnormen nach DIN EN ISO 9001 sowie ISO/TS 16949, ohne dass dadurch zusätzliche Aufwände entstehen. Auch die Anforderungen des APQP (Advanced Product Quality Planning) werden durch den Aufbau eines kontinuierlichen Projektmanagements für die Produkt- und Qualitätsplanung abgedeckt.
Die WEISS business solutions GmbH wurde im Jahr 2009 als Off-Spin der IT-Abteilung der WEISS automotive GmbH gegründet. Das Unternehmen konzentriert sich vor allem auf die Entwicklung von Lösungen für die Abbildung abteilungsübergreifender, durchgängiger Kommunikationsflüsse im Bereich der sekundären Wertschöpfungsprozesse. Im Zentrum steht dabei das prozessorientierte Anlaufmanagement, mit dem sich die Projektplanung bei Industrieunternehmen, insbesondere bei Automobilzulieferern, abteilungsübergreifend automatisieren lässt. Im Rahmen des „Human Capital Efficiency“-Pakets stehen jedoch auch weitere Module zur Verfügung wie etwa der WBS Investitionsantrag oder vorkonfigurierte Workflows für die Abwicklung von Urlaubsanträgen oder Besprechungsprotokollen. Alle Workflows wurden auf Basis der Business Process Management-Plattform Xpert.ivy von Soreco entwickelt und können jederzeit durch individuelle Prozesse ergänzt werden.

WEISS business solutions GmbH
Stefan Merkel
Nachtweide 5
77767 Appenweier
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