Ricoh-Studie: Risiken für europäische Finanzdienstleister durch mangelhafte Datensicherheit

Eine kürzlich von Ricoh Europe veröffentliche Studie zeigt auf, dass sich die meisten Finanzdienstleister Europas angesichts des zunehmend regulierten und digitalen Geschäftsumfelds um die Sicherheit ihrer Dokumente sorgen. Weniger als die Hälfte (47 Prozent) der befragten Unternehmen aus dem Finanzdienstleistungssektor ist der Ansicht, die Sicherheit ihrer Dokumente habe sich im Vergleich zu 2009 verbessert und mehr als ein Viertel (26 Prozent) sind der Meinung, die Sicherheitslage habe sich sogar verschlechtert. Zudem kann nur ein Drittel den Zugang zu den Dokumenten vollständig überprüfen, was bedeutet, dass die Mehrheit der Finanzdienstleister keine Kontrolle darüber hat, wer möglicherweise auf potenziell vertrauliche Informationen zugreifen kann. Diese Sicherheitslücken bestehen, obwohl 63 Prozent der Unternehmen Managementziele für das Dokumentenrisiko festgelegt haben.

Diese Ergebnisse fallen in eine Zeit, in der die Branche, die traditionell auf manuelle Verarbeitung der in gedruckter Form vorliegenden Unterlagen vertraute, zunehmend unter Druck gerät, umfangreichere Informationsmengen zu verwalten. Ferner fordern die Kunden die Interaktion über digitale Kanäle und der Sektor ist gezwungen, mit den neuen Technologien Schritt zu halten. Die Dokumentenprozesse der Finanzdienstleistungsbranche müssen zudem komplexen einzelstaatlichen und internationalen Bestimmungen entsprechen, die mehr Transparenz, eine umfangreichere Berichterstattung und umfassendere Prüfpfade verlangen.

„Im Finanzdienstleistungssektor kollidieren die beiden Welten der digitalen Dokumente und Unterlagen in Papierform möglicherweise noch stärker als in anderen Branchen, da die veränderte Gesetzgebung und die veränderten Gewohnheiten der Kunden die Unternehmen zwingen, ihren Umgang mit sensiblen Informationen rasch zu überdenken“, sagt Carsten Bruhn, Executive Vice President, Ricoh Europe. „Es handelt sich um eine der am stärksten regulierten Branchen und die derzeitigen Bemühungen, die Herausforderungen der Dokumentensicherheit zu bewältigen, zeigen, wie komplex der effektive Umgang mit Dokumentenprozessen geworden ist.“

Die Studie macht zudem deutlich, dass – obwohl Kundenservice in diesem Sektor ein wesentliches Unterscheidungsmerkmal darstellt – es nur einem kleinen Teil der Finanzdienstleistungsunternehmen bislang gelungen ist, die Schwierigkeiten zu überwinden und den Kunden Dokumentenprozesse zur Verfügung zu stellen, die den Kundenbedürfnissen entsprechen (26 Prozent), für die Kundenbindung sorgen (35 Prozent) und zur Gewinnung von Neukunden beitragen (36 Prozent).

„Tätigkeiten mit Kundenkontakt, einschließlich Vertrieb und Marketing, Abrechnung, Kundenservice und Support basieren allesamt auf Dokumentenprozessen für einen reibungslosen Ablauf und zielen auf eine Zeitersparnis, die dann für die Interaktion mit dem Kunden zur Verfügung steht. Wenn diese Prozesse nicht richtig funktionieren, kann die Kundentreue leiden und schlimmstenfalls können die Kunden anderen von ihrer Unzufriedenheit berichten. Die Unternehmen des Finanzdienstleistungssektors müssen diese Prozesse sowohl für Dokumente in Papierform als auch in digitaler Form gründlich überprüfen und dafür sorgen, dass diese effektiv, schnell und sicher sind. Dies ermöglicht den schnellen Zugang zur richtigen Information, womit die Unternehmen Kunden ansprechen und diese heute und künftig binden können“, kommentiert Bruhn.

Die Studie Ricoh Document Governance Index 2012 wurde von Coleman Parkes Research im Auftrag von Ricoh durchgeführt. Sie zeigt, in welchem Ausmaß neue Technologien das Management von Informationen in europäischen Unternehmen – einschließlich Finanzdienstleister – beeinflussen. Darunter fallen die geschäftskritischen Dokumentenprozesse, die allen Vorgängen von Finanz- und Personalwesen über Einkauf bis hin zu der Verwaltung von Studienunterlagen und Zulassungsanträgen zugrunde liegen.

Erfahren Sie, wie Ihre Geschäftsprozesse miteinander verbunden sind oder laden Sie hier die Studie herunter.

Über den Ricoh Document Governance Index 2012
A new perspective: Ricoh Document Governance Index 2012 (Eine neue Perspektive: der Ricoh-Index zur Dokumentenkontrolle 2012) ist eine unabhängige, von Coleman Parkes Research im Auftrag von Ricoh Europe PLC durchgeführte Marktforschungsstudie, die einen frischen Einblick liefert, wie geschäftskritische Dokumentenprozesse in Europa verwaltet werden. Der Index baut auf den Ricoh-Vorläuferindizes – dem Ricoh Document Governance Index 2009 und dem Ricoh Process Efficiency Index 2011 – auf.

Die Studie konzentriert sich auf geschäftskritische Dokumentenprozesse – die wichtigen Interaktionen in einer Organisation, die regelmäßig und wiederholt auftreten (wie z. B. dokumentenintensive Prozesse). Wichtig ist aber, dass sie sich unmittelbar auf die geschäftliche Interaktion mit Kunden und Mitarbeitern auswirken. Betroffen sind Dokumentenprozesse im Personalwesen, in der Finanzverwaltung und
-berichterstattung, im Einkauf sowie in der Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung.

Für die Studie wurden 1.075 Führungskräfte in C-Level-Positionen, Direktoren und andere Mitarbeiter großer (1000+ Mitarbeiter), mittlerer (500-999 Mitarbeiter) und kleiner (weniger als 500 Mitarbeiter) Unternehmen in Belgien, Frankreich, Deutschland, Italien, den Niederlanden, den nordischen Ländern (Schweden, Finnland, Norwegen und Dänemark), Spanien, der Schweiz, in Großbritannien und Irland befragt.

Die Unternehmen sind im Bildungs-/Rechtswesen, Versorgungs-/Energiesektor, Gesundheitswesen, öffentlichen Sektor, Einzelhandel, in der Fertigung und im Finanzdienstleistungssektor tätig. Darüber hinaus wurden qualitative Interviews mit C-Level-Führungskräften in Europa geführt, um zu erfahren, wie sie ihre geschäftskritischen Dokumentenprozesse verwalten.

| Über Ricoh |
Ricoh ist ein globales Technologieunternehmen, das sich auf Bürokommunikation, Produktionsdruck, Dokumentenmanagement und IT Services spezialisiert hat. Die Ricoh-Gruppe mit Hauptsitz in Tokio operiert in über 200 Ländern und Regionen. Im Geschäftsjahr 2012 (Stand: März 2012) erzielte die Ricoh-Gruppe weltweit einen Umsatz von 1.903 Mrd. Yen (rund 23 Mrd. US-Dollar).
Den Großteil des Umsatzes erzielt das Unternehmen mit Produkten, Lösungen und Dienstleistungen, die das Zusammenspiel von Mensch und Information verbessern. Darüber hinaus stellt Ricoh preisgekrönte Digitalkameras und spezielle Industrieprodukte her. Ricoh ist bekannt für die Qualität seiner Technologie, seinen einzigartigen Kundenservice und sein Engagement für Nachhaltigkeit und Umweltschutz.
Unter dem Slogan imagine. change. hilft Ricoh Unternehmen dabei, ihre Arbeitsweise zu verändern und sich die kollektive Vorstellungskraft ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu Nutze zu machen.

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